Har dere noen spørsmål eller trenger teknisk brukerstøtte er dere velkommen til å kontakte oss
Nasjonalbiblioteket for teknisk støtte og forklaring av skjemaet:
Evalueringstelefonen, telefon: 75 12 12 00, e-post: evaluering@nb.no

Direktoratet for økonomistyring for spørsmål og hjelp til å definere evaluering og
hvilke rapporter som skal inn i portalen samt generelle spørsmål om Evalueringsportalen:
Eva Noer, telefon 47 23 23 89, e-post: evalueringsportalen@dfo.no


Pliktavleveringsloven og registrering av evalueringer

I følge pliktavleveringsloven skal alle virksomheter, både offentlige og private, sende inn
allment tilgjengelige dokumenter til Nasjonalbiblioteket. Når virksomhetene registrerer i
Evalueringsportalen avleverer virksomheten også i henhold til pliktavleveringsloven.
Mer informasjon om pliktavleveringsloven.
Etter forskriftene til pliktavleveringsloven, paragraf 4 skal utgiveren, dvs. virksomheten, avlevere evalueringsrapportene når de blir gjort tilgjengelig for allmennheten.
Dette innebærer at evalueringsrapporter skal registreres i portalen ved publisering.
Dermed vil de seneste eksternt gjennomførte evalueringene til en hver tid finnes i Evalueringsportalen

Hvilke rapporter skal registreres i Evalueringsportalen?

Departementene og statlige virksomheter skal registrere sine publiserte evalueringer fra og med 2005 og de viktigste i tidsperioden 1994-2004. Nye evalueringer registreres fortløpende.

I denne omgang skal bare evalueringer og samfunnsøkonomiske analyser som er helt eller delvis utført av eksterne fagmiljøer inn i portalen. Det betyr at dere bare skal registrere rapporter som dere har laget i samarbeid med eksterne, og som dere selv er oppdragsgivere for (eventuelt i samarbeid med andre).

Evalueringer som er unntatt offentlighet, eller gradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesinstruksen, skal ikke registreres. Interne rapporter og notater skal heller ikke registreres. Det samme gjelder tilsyns- og forskningsrapporter.

Riksrevisjonen registrerer bare sine forvaltningsrevisjoner.

Oppsummert betyr dette at følgende rapporter skal registreres i portalen:
  • Forvaltningsrevisjoner (registreres av Riksrevisjonen)
  • Samfunnsøkonomiske analyser (inkl. KS 1 og KS2)
  • For-, underveis- og etterevalueringer utført på oppdrag av departement og statlige virksomheter
  • For-, underveis- og etterevalueringer utført av eksterne miljøer
  • For-, underveis- og etterevalueringer utført i samarbeid med eksterne miljøer
  • Evalueringer utført av underliggende fagetater på oppdrag av departementet
  • Statskonsults og Difis rapporter

Følgende rapporter skal ikke registreres i portalen:
  • Rapporter unntatt offentligheten
  • Forskningsrapporter – ren forskning
  • Tilsynsrapporter
  • Akkrediteringsrapporter
  • Evalueringer utført på oppdrag av kommuner samt multinasjonale og internasjonale organisasjoner
  • Dokumenter produsert av ansatte for intern bruk der man selv vurderer egen praksis
  • Granskningsrapporter
  • Internkontrollrapporter
  • Riksrevisjonens finansielle revisjoner

Nedenfor finner du en nærmere forklaring av begrepene ”eksternt”, ”offentlig” og ”utført på oppdrag av statlige virksomheter” samt definisjonen av evaluering og evalueringstypene.
I mange tilfeller brukes det andre begrep enn evaluering i tittelen på rapporten, for eksempel utredning, gjennomgang, analyse, kartlegging, undersøkelse eller rapport. I noen tilfeller gir ikke tittelen alene grunnlag for å si om det er en evaluering eller ikke. Da er det viktig at arkivpersonalet eller den som registrerer har kontakt med fagavdelingene som har bestilt rapporten for å avklare om dokumentet skal registreres. I tvilstilfeller kan dere kontakte DFØ.

Opphavsrett til evalueringene
Det er ingen automatikk i at en statlig etat som har fått laget en evalueringsrapport har opphavsrett til denne rapporten, med mindre dette er spesifisert i avtalen som inngås mellom etaten som oppdragsgiver og den som utfører oppdraget. Generelt er det slik at offentlige publikasjoner fra departement og direktorat er uten vern etter åndsverkloven, jfr § 9 første ledd. Problemstillingene er vurdert i Ot.prp. nr. 15 (1994-1995).

I de fleste tilfeller klargjør kontrakten mellom oppdragstaker og oppdragsgiver spørsmål om opphavsrett. I statens standardavtale inngår: ”Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til Oppdragets resultater tilfaller Kunden når betaling er skjedd, med mindre annet er avtalt i bilag 6, og med de begrensninger som følger av annen avtale eller ufravikelig lov”.

Det er departementene og virksomhetene som er ansvarlige for å vurdere spørsmål om opphavsrett og sørge for at det ikke skjer brudd på åndsverklovens bestemmelser.

Utdypning av begreper

Fagmiljøer

Eksempler på fagmiljøer er en fagetat, et konsulentfirma eller et forskningsinstitutt.

Utført

Med dette mener vi mer enn bare hjelp til planlegging av evalueringen eller annen bistand. ”Utført” betyr at fagmiljøet selv har vært involvert i å innhente eller analysere data og gjøre vurderinger i evalueringen.

Rapporten skal være utført på oppdrag fra statlige virksomheter

Rapporten skal bare registreres hvis oppdragsgiver står på den faste listen over oppdragsgivere. Oppdragsgiverne i listen består bare av norske statlige virksomheter. Dette betyr at dere ikke skal registrere rapporter initiert og utført på oppdrag fra kommuner samt multinasjonale eller internasjonale organisasjoner.

Evalueringen skal være utført av eksterne

Evalueringen må være utført helt eller delvis av eksterne. Det betyr at eksterne fagmiljøer for eksempel kan dekke en eller flere av problemstillingene/temaene som evalueringen omhandler. Begrepet ”eksterne” gjelder også dersom departementet har bestilt rapporten fra sin underliggende fagetat og fagetaten ikke selv evaluerer sin innsats eller praksis.

Rapporten skal være offentlig

Rapporten skal være publisert og gjort tilgjengelig eller kjent utenfor virksomheten. Evalueringer skal ikke være unntatt offentlighet eller gradert etter sikkerhetsloven.

Evaluering

Finansdepartementets veileder for gjennomføring av evalueringer sier at en evaluering må:
  • Vurdere verdien av noe, i tillegg til å beskrive
  • Være utført etter en systematikk og metode som det må kunne redegjøres for (dette forutsetter at det finnes et faktagrunnlag evt. annen tilstrekelig konkret informasjon som definerer hva som skal måles og hva som er godt eller dårlig)
  • Bør gi informasjon som er pålitelig og nyttig samt som gjør det mulig å inkorporere det man har lært inn i beslutningsprosessen

Type evaluering

I registreringsskjemaet har vi delt inn evalueringsrapporter i fem hovedtyper:
  1. Samfunnsøkonomisk analyse
  2. Forhåndsevaluering
  3. Underveisevaluering
  4. Etterevaluering
  5. Tidsuavhengige evaluering
Typeinndelingene er gjort ut fra tidsdimensjonen, det vil si når i prosjektets, tiltakets, programmets eller virksomhetens livssyklus resultater, måloppnåelse eller effekter/virkninger vurderes. En og samme evaluering kan inneholde flere typer. For eksempel kan en evaluering bestå av både en underveisevaluering og en etterevaluering. Du kan altså velge mer enn én av typene.

1. Samfunnsøkonomisk analyse

Samfunnsøkonomiske analyser er en underkategori av forhåndsevaluering. Eksempel på slike rapporter er rapporter utført i forbindelse med kvalitetssikringsordningen for prosjekt over 500 mill. kroner (KS-ordningen), nytte-kostnadsanalyser og lønnsomhetskalkyler. Her er stikkordet at antatte virkninger vurderes før et tiltak velges. Vi ønsker derfor at i tilegg til å registrere rapporten under Samfunnsøkonomisk analyse at man også registrerer den under type forhåndsevaluering.

2. Forhåndsevaluering

Andre typer forhåndsevalueringer kan handle om en vurdering av om tiltaket, prosjektet eller virksomheten er klart for å evalueres, om hvordan tiltaket skal designes/organiseres, og/eller at behov og status på et område skal kartlegges.

3. Underveisevaluering

Underveisevalueringer vurderer ofte organisering, systemer og prosesser på et virksomhetsområde underveis i gjennomføringen av for eksempel et omorganiseringstiltak. Noen ganger kalles denne typen for prosessevaluering eller midtveisevaluering. Her er formålet å vurdere om forutsetningene er på plass i gjennomføringen slik at ønskede resultater og effekter kan oppnås.

4. Etterevaluering

Ofte kalles denne typen effektevaluering eller sluttrapport. Etterevalueringer kan også innholde andre typer vurderinger, som av prosesser (underveis) og/eller av forutsetningene på forhånd. Dette betyr at ved registreringen av en etterevaluering kan man krysse for flere typer i registreringsskjemaet.

5. Tidsuavhengige evaluering

Tidsuavhengige evalueringer handler ofte om vurderinger som ikke er knyttet til en tidsdimensjon eller syklus av prosjektet, tiltaket eller virksomheten. Det kan dreie seg om kartlegging av kunnskap på et område, vurdering av en policy eller evalueringer som tester teorier.


Veiledning til registreringsskjemaet

Tilleggsinformasjon som skal registreres kalles metadata. Registreringsskjemaet inneholder felter for all informasjon som skal registreres. I skjemaet er det både obligatoriske og frivillige felt. De feltene som er obligatoriske i skjemaet er merket med en stjerne. Slik markering betyr at det ikke er mulig å komme seg videre i registreringen om disse ikke er utfylt. Feltet forfatter er obligatorisk bare om forfattere er oppgitt for rapporten.

Tittel *

Oppgi rapportens tittel, nøyaktig som på det faktiske dokumentet.

Forfatter(e)

Oppgi navnet på den eller de personene som har utarbeidet rapporten. Er det flere forfattere, trykk på lenken under feltet for å få flere nye felt med plass til neste navn. Dersom ingen forfatter er oppgitt, la feltet være blankt.

ISBN (frivillig)

Dette skal være et 10- eller 13-siffer langt nummer som står på rapporten.
Skrives på samme form som på rapporten, for eksempel 978-3-16-148410-0. Til Toppen

Publikasjonsår *

Her menes det året rapporten er utgitt eller utarbeidet.

Rapporten er en del av en serie (frivillig)

Dersom evalueringen er en del av en serie skal dette registreres her.

Seriens tittel (frivillig)

Dette skal være det overordnede navet for serien f eks ”NIBR rapport” eller ”STF-Rappot”

Nummer i serien (frivillig)

Her oppgis det aktuelle dokumentets nummer i serien.

Seriens ISSN (frivillig)

Seriens ISSN-nummer skrives på formen 1234-5678.

Oppdragsgiver(e) *

Her skal virksomheten(e) som er oppdragsgiver(e) for rapporten registreres. Droppdownlisten over oppdragsgivere styres av hva virksomheten het det året som rapporten ble utgitt eller publisert. Det kan være flere virksomheter som er oppdragsgivere eller bestillere av evalueringen og alle oppdragsgivere skal registreres her. Trykk i så fall på lenken under for nye felt. Et nytt felt med dropdownliste vil komme til syne med plass til neste oppdragsgiver.

Utfører/evaluator(er) *

Her skal det registreres hvem som er evaluator. Det vil si navnet på den eller de virksomhetene som har gjennomført evalueringen med fullt navn (ikke forkortelser). Det kan være flere virksomheter som er utførere av evalueringen. Trykk i så fall på lenken under for nye felt. Et nytt felt vil komme til syne med plass til neste navn. Til Toppen

Omtale *

Gi en kortfattet oppsummering (ett avsnitt, ca. 100 ord el. fem setninger) av evalueringsrapporten. Teksten til omtale kan gjerne tas fra sammendraget. Teksten vil være ingressen til evalueringen på Evalueringsportalen.no.

Sektor *

Registrer den sektoren (bare én) rapporten hovedsakelig omhandler (hovedsektor).

Sektorinndeling følger regjeringen.no med én tilleggskategori; konstitusjonelle organer hvor Stortinget og Riksrevisjonen skal registrere sine rapporter. Hovedsektor for disse vil alltid være ” konstitusjonelle organer”.

Andre berørte sektorer? (frivillig)

Registrer eventuelt en eller flere sektorer som rapporten også omhandler (undersektor). De sektorer som blir omhandlet i forvaltningsrevisjonsrapportene registreres her.

Språk *

Velg om selve rapporten er på engelsk, nynorsk eller bokmål. Dersom kun sammendraget av rapporten er på engelsk og resten er på norsk trenger du kun å krysse av for norsk (bokmål eller nynorsk).

Type *

Oppgi en eller flere evalueringstyper; samfunnsøkonomisk analyse, forhånds-, underveis- og etterevaluering samt tidsuavhengig evaluering. For utdypende beskrivelse av typene se rubrikken ”type evaluering”.

Datainnsamling *

Oppgi på hvilken måte data som ligger til grunn for evalueringen er samlet inn. Det kan for eksempel være via intervjuer, spørreskjema, dokumentstudier, statistikk, observasjon. Det kan også være en kombinasjon av disse. Dersom det krysses av for ”Annen” datainnsamling, vil vi gjerne at nærmere opplysninger spesifiseres i eget felt.

Metode (frivillig)

Her kan man spesifisere hvordan man velger enheter, samler inn og analyser data. Ofte beskrives metode i eget kapittel i rapporten som kalles metode. Under er det listet opp noen eksempler som kan forekomme i rapportene om metode.
  1. Utvalgsmetode f. eks: Strategisk, tilfeldig, hele populasjonen
  2. Datainnsamlingsmetode f. eks: Eksperiment eller kvasieksperiment,
  3. Analysemetoder f. eks: Regresjon, DEA-analyse, teorianalyser.

Tilleggsdokumenter (frivillig)

Dersom det finnes andre dokumenter enn selve rapporten, for eksempel konkurransegrunnlag, oppdragsbeskrivelse, spørreskjema eller intervjuguide, skal disse lastes opp i pdf-format. Til Toppen

Kontaktinformasjon

Nasjonalbiblioteket

Evalueringstelefonen, telefon: 75 12 12 00, e-post: evaluering@nb.no

Direktoratet for økonomistyring

Eva Noer, telefon 47 23 23 89, e-post: evalueringsportalen@dfo.no